INTRODUCCIÓN
Se han escrito y dictado muchas conferencias sobre administración del tiempo, pero ninguna proporciona una fórmula que funcione: es necesario que el individuo tenga en cuenta el tiempo y la oportunidad, para esto debe planificar y así alcanzar las metas, utilizando como estrategias la fijación de prioridades, la elaboración de listas funcionales, maestras y diarias.
OBJETIVOS
• Identificar el tiempo como recurso personal que aumenta el poder para enfrentar el trabajo.
• Planificar las actividades semanales, incluyendo el compromiso académico.
1. TIEMPO y OPORTUNIDAD
Para ser un buen autoadministrador, debe tenerse una propia imagen profesional positiva y bastante iniciativa para cambiarse a sí mismo.
McCarthy afirma que hay cinco grados de iniciativa, que van desde esperar a que se nos diga lo que hay que hacer, hasta actuar por nuestra cuenta.
A fin de determinar las metas personales y de la carrera, debemos llevar a cabo un análisis formal del tiempo. Douglass y Douglass afirman que casi todas las personas tienen dos horas al día para hacer varias cosas personales. Sugieren que los administradores deberían determinar cómo emplean su tiempo en la actualidad en ocho amplias áreas y decidir luego cómo les gustaría emplearlo. Proponen que las cosas que la gente más aprecia pueden dividirse en estas ocho categorías: carrera, familia, vida social, estabilidad financiera, salud, desarrollo personal, desarrollo espiritual y tiempo libre. Para lograr una vida plena, satisfactoria, se debe controlar la propia vida y decidir cómo emplear el tiempo en esas áreas.
Podemos considerar el tiempo como recurso personal que aumenta nuestro poder para enfrentarnos a la demanda o la carga de nuestro trabajo. Talvez el tiempo es el único recurso sobre el cual puede el individuo mantener un alto grado de control. Los administradores ineptos son gente «no se puede», «nunca tengo suficiente tiempo». La falta de tiempo es la excusa para toda clase de tareas inconclusas.
Los profesionales administradores mantienen un margen de poder y energía por medio de la administración del tiempo y la coordinación. El tiempo y la oportunidad están ligados: el tiempo es considerado como oportunidad. En la administración, tenemos segundos, minutos, días, estaciones y años para lograr nuestras metas. Se han dictado muchas conferencias y se han escrito muchos libros sobre la administración del tiempo. Ninguno proporciona la fórmula que funcione, a menos que el individuo considere el tiempo como energía y como recurso de poder.
1.1 ¿CÓMO PLANIFICA USTED SU JORNADA PARA REALIZAR LO QUE QUIERE HACER?
Un entrenador de béisbol le llamó la atención a un jugador demasiado confiado, que dijo que su equipo ganaría porque tenía la voluntad de ganar. «No te hagas ilusiones». Le dijo. «La voluntad de triunfar es importante, pero no vale un ardite si no tienen también la voluntad de prepararse».
Esto lo saben muy bien los que han triunfado en la vida, y los estudios hechos al respecto indican que cuánto más tiempo se dedique a planificar por anticipado, tanto menos tiempo en total se necesitará para completar una tarea. Se ha demostrado, en efecto, que un minuto gastado en planificar no solo ahorra tres o cuatro en la ejecución de la tarea sino que también da mejores resultados. De modo análogo, la planificación ayuda a prevenir problemas y lo capacita a uno para hacerle frente a situaciones inesperadas sin mayor tropiezo.
• CÓMO PLANIFICAR.
La planificación se puede dividir entre la de largo plazo o panorámica y la de corto plazo o telescópica. La primera se concentra en la visión total de lo que uno quiere realizar, en tanto que la segunda atiende mas bien a las actividades que se necesitan para llegar allá paso por paso. Son importantes los siguientes puntos relativos a ambas:
Planificación a largo plazo: Esta puede ser a cinco años o más, y le da a uno la dirección general que debe seguir para alcanzar sus metas importantes.
Planificación a corto plazo: Esta se puede subdividir en las siguientes categorías.
1. Planificación a seis meses, la cual:
l) le indica cuáles tareas pueden serle más beneficiosas para el logro de sus metas a largo plazo;
2) le permite ver y aprovechar las oportunidades que se presenten.
2. Planificación a 30 días, que le permite prever y evitar posibles crisis antes que se presenten.
3. Planificación diaria y semanal, que aumenta la eficiencia general del individuo y forma el hábito esencial de conservar el control de su tiempo. La planificación diaria puede hacerse ya sea la noche anterior o por la mañana, según el tiempo de que se disponga y la naturaleza del trabajo.
• FIJACIÓN DE PRIORIDADES
Cuando uno planifica, está fijando prioridades, aunque no se de cuenta de ello. Cuando dice: «tengo tiempo para hacer esto» lo que está diciendo en realidad es: «prefiero más bien esto otro». Por tanto, entender qué criterios usar cuando se elige entre una cosa y otra es un factor crítico al fijar prioridades.
En el siglo XVIII el economista Vilfredo Pareto desarrolló lo que popularmente se conoce como la regla 80/20, o principio de Pareto. Esta regla dice que el 80% del valor de un grupo de actividades se concentra generalmente en el 20% de dichas actividades. El principio de Pareto , también conocido como el principio de «lo poco vital» y «lo mucho trivial», lo estimula a uno a concentrar la atención en los pocos elementos de alto valor que producen los mayores resultados.
Por ejemplo, en una lista de diez cosas por hacer, realizar las dos de más alto valor (el 20%), aportará el 80% del valor total que se obtiene de hacer todas las cosas de la lista.
Si se identifican y se realizan nada más que esas dos, se puede abrigar la confianza de haber utilizado óptimamente el tiempo aún cuando no se haya alcanzado a aproximarse siquiera a las ocho restantes.
• LISTAS FUNCIONALES
Muchas personas tratan de hacer listas de prioridades, pero son muy pocas las que han pensado bien cómo deben organizarse tales listas. Mi solución es un simple proceso que le permite a uno ver en forma global todo lo que está por hacerse, y determinar al mismo tiempo qué cosas deben hacerse primero diariamente.
Este procedimiento es eficaz porque lo induce a uno a equilibrar diferentes necesidades importantes:
1. Qué debo hacer/qué quiero hacer.
Para mantener las dos cosas equilibradas, concéntrese no sólo en lo que cree que tiene que realizar, sino también en lo que podría ser simplemente agradable.
2. Cosas para mi/cosas para otros.
Su lista debe contener cosas que satisfagan sus propias necesidades, lo mismo que las que sirvan para satisfacer necesidades, peticiones o exigencias de personas que sean importantes para usted.
3. Qué hay que hacer ya/qué puede esperar.
Por más que quiera, no le será posible hacerlo todo a un mismo tiempo. Por consiguiente, algunas cosas deben esperar antes de ser emprendidas, pero de preferencia las que se dejan para después deben ser las de menor valor o menos urgentes.
4. Qué tiene valor/qué es urgente.
Lo que tiene valor es lo importante, mientras que lo urgente es lo que no da espera o tiene una fecha limite.
Es una tentación reaccionar sólo a la tiranía de lo urgente, pero es necesario prestar también atención a las cosas de alto valor que no tienen una fecha límite inmediata porque sí significan mucho.
Uno de los principales problemas en la organización del tiempo proviene del hecho de que muchos asuntos de baja prioridad pueden ser urgentes (al perro hay que sacarlo a pasear ya, el informe de gastos hay que prepararlo esta noche, la revista con la nota de hacerla circular hay que entregarla mañana).
Por el contrario, las cosas importantes de la vida no siempre tienen una fecha que haya que cumplir (por lo general no existe presión inmediata para hacer uno su vida mas interesante o para desarrollar sus talentos). Lo importante es entender la diferencia entre lo que tiene valor y lo que es urgente, de manera que las cosas se hagan en el orden que conviene.